Artikel 1

1. De secretaris vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid of er wordt (vooraf) vanuit het bestuur een plaatsvervanger voorzitter (vicevoorzitter) aangesteld.

2. Het streven van de NCM is dat partners niet gelijktijdig in het bestuur zitten.

3. Art 7.2 van onze Statuten bepaalt dat het bestuur van onze vereniging bestaat uit minimaal 3 leden en maximaal 7 leden, die door de Algemene Leden Vergadering uit de leden worden gekozen.

Tussentijdse bestuurswijzigingen hebben daardoor per definitie een “voorlopig” karakter.

Artikel 2

De voorzitter is belast met:

1. het geven van leiding aan het bereiken van de doelstellingen die de vereniging nastreeft;

2. het initiëren van en zorgen voor een goed verloop van de, in het belang van de NCM, noodzakelijke werkzaamheden;

3. het leiden van alle bestuursvergaderingen en de Algemene Leden Vergadering;

4. het nakomen van de bepalingen genoemd in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement en neemt zo nodig actie om nieuwe reglementen te maken of bestaande te actualiseren;

5. het coördineren van het bestuursbeleid;

6. het samenstellen van het jaarverslag;

7. de zorg voor het het publiceren op de NCM website in samenwerking met de webmaster;

8. vertegenwoordiging naar buiten van de NCM.

Artikel 3 

De secretaris is belast met:

1.  de administratie en correspondentie van de ledenadministratie;

2.  de distributie van inkomende stukken NCM mail;

3.  de voorbereiding en het beleggen van alle vergaderingen;

4.  het notuleren van alle vergaderingen;

5.  het samenstellen van publicaties en periodieken;

6.  bijhouden van een archief van inkomende- en uitgaande stukken;

7.  bijhouden van een archief  van officiële stukken zoals; contractstukken  oprichtingsakte en statuten;

8.  het beheer van de eigendommen, geldmiddelen daarvan uitgesloten.

9.  vertegenwoordiging naar buiten van de NCM.

Artikel 4 

De penningmeester is belast met:

1.  het beheer,het ontvangen en uitbetaling van de gelden van de vereniging en de boekhouding daarvan;

2.  de verantwoording van alle contante- en bank ontvangsten en betalingen;

3.  het regelmatig, doch ten minste één maal per jaar, verslag uitbrengen van de financiële positie van de vereniging;

4.  het elk jaar opstellen van een begroting voor het komende verenigingsjaar;

5.  het maken van een  financieel  jaarverslag;

6.  de verantwoording voor het sluiten van verzekering.

7. De penningmeester kan slechts aftreden nadat de kascommissie zijn/haar administratie heeft gecontroleerd en in orde heeft bevonden en nadat de onder zijn/haar berusting zijnde bescheiden en overige eigendommen van de vereniging aan het bestuur heeft overgedragen.

8. De penningmeester is verplicht bij wijziging in de bestuurssamenstelling en/of  functieverdeling in het bestuur er op toe te zien, dat de   tekenbevoegdheid bij de bank waarbij de vereniging een rekening aanhoudt uitsluitend blijft berusten bij de voorzitter ( en evt. vice-voorzitter) en penningmeester van het bestuur.

9. vertegenwoordiging naar buiten van de NCM

Artikel 5

Overig bestuurslid:

Naast deze basisfuncties binnen een bestuur, is er ook de functie van overig bestuurslid. De overige bestuursleden nemen deel aan alle algemene vergaderingen van het bestuur. Zij hebben een gelijkwaardige positie in de besluitvorming van het bestuur.

ACTIVITEITENCOMMISSIE

Artikel 6

1. De activiteitencommissie (AC) coördineert en organiseert activiteiten binnen de Nederlandse Club Mazarrón (NCM)

2. De activiteitencommissie organiseert met het bestuur de 4 jaarlijkse NCM evenementen.Te weten :(1)  het openingsfeest,(2) de           nieuwjaarsborrel, (3) de Koningsdag  en (4) het lente of midzomerfeest

3. De activiteitencommissie heeft de volgende samenstelling: 

-activiteitencoördinator   

-activiteitenbegeleider(s)

Artikel 7 

Activiteitencoördinator is belast met:

1. leiden overleggen AC en vertegenwoordiging van de AC in het  bestuur;

2. op de ledenvergadering bekend maken van alle NCM activiteiten aan de leden (jaarplan NCM );

3. het woord voeren indien nodig op de inloopochtenden en de einde maandborrel.

4. het helpen waar nodig met de coördinatie en organisatie van een NCM activiteit;

5. het toezicht houden op het budget van de AC;

6. bijhouden actielijst.

Artikel 8 

Activiteitenbegeleiders zijn belast met:

1. voorbereiden van NCM activiteiten (informatie verzamelen, mogelijkheden onderzoeken en eventueel een kostenoverzicht maken);

2. het ondersteunen van een NCM activiteit.

Artikel 9 

Bevoegdheden  activiteitencommissie:

1. initiatief  nemen voor nieuwe NCM activiteiten;

2. leden ondersteunen indien nodig, die een activiteit begeleiden;

3. uitnodigen leden, om met ideeën en/of initiatieven te komen voor nieuwe activiteiten.

4. Een goedkeuring voor een NCM activiteit dient altijd in het AC overleg te worden besproken en met een meerderheid worden goedgekeurd alvorens  het voorgelegd wordt aan het bestuur.

5. De AC legt aan het bestuur, in het kader van NCM activiteiten, punten voor die een beslissing of een standpunt van het bestuur behoeven.

– indien een nieuwe activiteit financiële middelen betreft wordt toestemming gevraagd aan het bestuur,

– ook als de activiteit geen kosten met zich meebrengt zal voor de definitieve start van een activiteit dit worden meegedeeld aan het bestuur.

– Is het bestuur niet akkoord, dan zal het bestuur dit met een motivatie aan de AC bekend maken,

– het bestuur brengt de AC zo spoedig mogelijk op de hoogte van haar beslissing of standpunt.

Artikel 10

AC begroting:

De AC zal tijdig voor de Algemene ledenvergadering van elk verenigingsjaar een begroting voorstel indienen voor alle NCM activiteiten in samenwerking met de penningmeester.

Artikel 11

Declaraties AC leden:

Alle declaraties van de AC leden dienen door de activiteitencoördinator afgetekend te zijn, alvorens de penningmeester overgaat tot uitbetaling.

Artikel 12

Vergaderfrequentie AC en AC met bestuur:

AC:

1.Regelmatig zullen er overlegvergaderingen plaats vinden met alle AC leden (Seizoen van september tot en met juni heel regelmatig, zomer minder).

2.Tijdig voor de ALV  in augustus zal het eerste overleg AC plaats vinden.

AC en bestuur:

3. Regelmatig zullen er gezamenlijk vergaderingen plaatsvinden met de AC en bestuur:

– tijdig voor de ALV in september van elk jaar;

– voor een grote activiteit betreffende de voorbereidingen en goedkeuring van het bestuur;

– na een grote activiteit betreffende het evalueren;

– tussendoor, indien van toepassing, zal de AC het bestuur regelmatig schriftelijk informeren betreffende activiteiten.

Artikel 13

Vaste  NCM activiteiten:

1. De organisatoren van de diverse vaste NCM clubactiviteiten zullen alle nog niet geplande activiteiten zoals een toernooi, uitvoering enz. tijdig aan de AC coórdinator melden.

2. Indien er voor een activiteit financiële middelen nodig zijn, kunnen de organisatoren een aanvraag indienen bij de AC. De AC vraagt dan vervolgens goedkeuring aan het bestuur.

Artikel 14 

Nieuwe  activiteiten:

1. Niet alleen AC leden, maar ook andere leden van de NCM kunnen nieuwe activiteiten voorstellen.

2. De leden van de NCM kunnen dit schriftelijk indienen op het email adres van de NCM, info@cubncm.es met een conceptplan en (aankondiging voor de leden) voor de AC coördinator.

3. De AC bepaalt onderling wie van de AC begeleiders (indien gewenst) deze activiteit mede gaat ondersteunen.

4. De activiteitenbegeleider kan toezicht blijven houden op de activiteit.

5. De activiteitenbegeleiders leggen in de overlegvergadering AC alle activiteiten voor ter goedkeuring. Na goedkeuring AC en bestuur kunnen de activiteiten gestart worden.

6. In overleg met de AC kan een activiteit doorgeschoven worden naar het volgende jaar.

Artikel 15 

Inschrijving  activiteiten:

1. Via inschrijvingslijsten op de inloopochtenden en/of de einde maandborrel

2. Via de email van de NCM, info@clubncm.es

Artikel 16 

Betaling voor activiteiten:

1. Contant op de inloopochtend of op de einde maandborrel

2. Via storting op de bankrekening van de NCM club

Artikel 17

Nieuwe  leden AC.

1. Voorwaarden om AC lid te kunnen worden zijn o.a. voldoende tijd hebben, goed samen kunnen werken in teamverband en zich voor een langere periode in willen zetten voor de vereniging.

2. De werkwijze van de AC wordt met het nieuwe lid doorgesproken

3. In de nieuwsbrief daaropvolgend kan  het nieuwe AC lid bekend worden gemaakt. Eventueel met een klein interview of een geschreven introductie door het nieuwe AC lid zelf.

Artikel 18 

Kosten  NCM activiteiten:

De kosten van de losse activiteiten worden door de deelnemende leden zelf bekostigd als deze  kosten  bestaan uit entreekosten, vervoerskosten en restaurantkosten.

Artikel  19 Slotbepalingen.

1.Het Huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd in de Algemene jaarvergadering met een meerderheid van stemmen.

2.In alle gevallen waarin deze reglementen niet voorzien beslist een meerderheid van het bestuur.

Huishoudelijk reglement NCM    oktober 2015